Bardzo częstym pytaniem, które zadają sobie przedsiębiorcy rozpoczynający działalność w Internecie, jest pytanie o to, co powinno znaleźć się w dokumentach prawnych regulujących zasady działania ich biznesu. Praktyka w tym zakresie jest bardzo różna. Spotka można regulaminy stosunkowo krótkie, jak również wyjątkowo rozbudowane.
Regulamin to tak naprawdę znaczna część treści umowy zawieranej z Klientem. Oprócz samej umowy zawieranej poprzez sklep internetowy (np. sprzedaży), o czym się często zapomina, kreuje on również umowę o samo korzystanie ze strony internetowej tj. usługi świadczonej drogą elektroniczną. Na treść regulaminu powinien mieć też wpływ fakt, że poprzez strony www składane są oferty elektroniczne.
1.Czy sklep internetowy świadczy usługi elektroniczne?
Prawie każda strona internetowa (o czym pisaliśmy w odrębnym wpisie) zawiera elementy stanowiące usługi świadczone drogą elektroniczną. Taką usługą jest już samo umożliwienie zaarcia umowy, prezentacja towarów, usługi kontaktowe tj. newsletter, czy katalogi online i przypisane im wyszukiwarki. Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną wprost wskazuje na obowiązek posiadania regulaminu takiej usługi.
Zgodnie z art. 8 ust. 3 tej ustawy taki regulamin określa w szczególności:
- rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną,
- warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym: wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca, zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym,
- warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną,
- tryb postępowania reklamacyjnego.
Poszczególne elementy regulaminu przybliżymy w odrębnym wpisie (co oczywiste, będą one się różnić w zależności od rodzaju strony np. sklep internetowy, serwis informacyjny). Zwrócić jednak należy uwagę, że regulamin powinien przede wszystkim zawierać określenie usług świadczonych przez przedsiębiorcę, zasady ich świadczenia (co sprowadza się do odpowiedzi na pytania z czego użytkownik może skorzystrać na stronie, co strona oferuje), a także opisanie zasad zawierania i rozwiązywania umów zawieranych poprzez stronę i zasady reklamacji usług.
2.Zawieranie umów na odległość w sklepie internetowym.
Poprzez dokonywanie zakupów w Internecie czy też inne korzystanie ze stron internetowych dochodzi do zawierania umów na odległość Związane z tym są określone obowiązki informacyjne, nałożone ustawą o prawach konsumenta.
Przedsiębiorca zawierający takie umowy z konsumentami najpóźniej w chwili wyrażenia przez konsumenta woli związania się umową ma obowiązek poinformować konsumenta w sposób jasny i zrozumiały m.in. o:
- głównych cechach świadczenia ,
- swoich danych identyfikujących,
- łącznej cenie lub wynagrodzeniu za świadczenie wraz z podatkami,
- opłatach za transport, dostarczenie, usługi pocztowe oraz innych kosztach,
- sposobie i terminie zapłaty, sposobie i terminie spełnienia świadczenia
- procedurze rozpatrywania reklamacji,
- sposobie i terminie wykonania prawa odstąpienia od umowy , a także wzorze formularza odstąpienia od umowy,
- kosztach zwrotu rzeczy w przypadku odstąpienia od umowy, które ponosi konsument,
- braku prawa odstąpienia od umowy
- obowiązku przedsiębiorcy dostarczenia rzeczy bez wad,
- istnieniu i treści gwarancji i usług posprzedażnych oraz sposobie ich realizacji,
- funkcjonalności treści cyfrowych oraz technicznych środkach ich ochrony
Jak widać obowiązki informacyjne są bardzo rozbudowane. Część z nich dotyczy informacji zamieszczanych na stronie w jej częściach opisowych np. cechy i ceny konkretnych towarów. Część jednak ma charakter bardziej ogólny i choć przepisy nie nakładają takiego wymogu, najbardziej praktycznym rozwiązaniem, czytelnym również dla Klientów sklepu lub serwisu jest właśnie zawarcie ich w regulaminie.
3.Oferty na stronach www.
Często poprzez strony www składane są oferty drogą elektroniczną (online), co również związane jest z określonymi obowiązkami infotmacyjnymi.. Zgodnie z art. 66 (1) § 2 Kodeksu Cywilnego przedsiębiorca składający ofertę w postaci elektronicznej jest obowiązany przed zawarciem umowy poinformować drugą stronę w sposób jednoznaczny i zrozumiały o: czynnościach technicznych składających się na procedurę zawarcia umowy, skutkach prawnych potwierdzenia przez drugą stronę otrzymania oferty, zasadach i sposobach utrwalania, zabezpieczania i udostępniania przez przedsiębiorcę drugiej stronie treści zawieranej umowy, metodach i środkach technicznych służących wykrywaniu i korygowaniu błędów we wprowadzanych danych, które jest obowiązany udostępnić drugiej stronie, językach, w których umowa może być zawarta, kodeksach etycznych, które stosuje, oraz o ich dostępności w postaci elektronicznej.
Te wymogi informacyjne stosuje się odpowiednio, jeżeli przedsiębiorca zaprasza drugą stronę do rozpoczęcia negocjacji, składania ofert albo do zawarcia umowy w inny sposób. O ile część tych obowiązków w zasadzie pokrywa się ze wcześniej omówionymi (np sposób zawarcia umowy) to inne nie. Odpowiednie informacje z nich wynikające warto również zawrzeć w regulaminie. Wskazane wymogi nie mają jednak zastosowania do zawierania umów za pomocą poczty elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.
4.Postanowienia dotyczące danych osobowych w regulaminie.
Określone obowiązki informacyjne zostały również nałożone przez ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. W przypadku bowiem zbierania danych osobowych od osoby, której one dotyczą, administrator danych jest obowiązany poinformować tę osobę o: adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna – o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku, celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych, prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.
Jeśli zatem przedsiębiorca nie tworzy odrębnego dokumentu poświęconego tej kwestii (np. polityki prywatności) dobrym zwyczajem jest ujęcie wskazanych informacji w regulaminie w odpowiednim rozdziale poświęconym ochronie i przetwarzaniu danych osobowych.
5.Regulamin to także umowa.
Regulamin może również zawierać inne postanowienia przy czym nie sposób ich wszystkich wymienić, gdyż ich kształt będzie zależeć od przedmiotu działalności, oferowanych produktów lub usług itp. Dotyczyć powinny one przede wszystkim ogólnych warunków zawieranej poprzez stronę umowy np. sprzedaży, które mają mieć zastosowanie do indywidualnych umów zawieranych z Klientami. Ostatecznie jednak zasadą jest, że zawsze bezpiecznym rozwiązaniem (oczywiście z wyjątkami) jest przygotowanie regulaminu w treści ograniczonej do minimum tj. wymaganej prawem. Pamiętać bowiem należy, że w pozostałym zakresie zastosowanie będą mieć reguły ogólne poszczególnych umów, co, wbrew tego co się o nich sądzi, są zwykle bardzo praktyczne. Dodatkowo w bardzo wielu przypadkach odstępstwo od takich reguł w umowach z konsumentami rodzi ryzyko stosowania klauzul niedozwolonych.