Rozpoczynając działalność polegającą na prowadzeniu sklepu lub internetowego przedsiębiorcy stają przed koniecznością zapewnienia odebrania od użytkowników serwisów wymaganych prawem oświadczeń, w szczególności określonych zgód. Zmierzenie się z prawnymi wymaganiami w tym zakresie często skutkuje pytaniami:czy tych oświadczeń musi być tak dużo i jak je sformułować, aby zapewnić ich prawidłowość?
Na pytanie o ilość koniecznych do odebrania oświadczeń najłatwiej odpowiedzieć- to zależy. Decydować będą przede wszystkim czynności dokonywane za pośrednictwem sklepów, kanały komunikacji, w szczególności marketingowej, cele, dla których przetwarzane będą dane osobowe Klientów.
Oczywiście podstawową kwestią jest oświadczenie w przedmiocie danych osobowych, zważywszy, że jedną z podstawowych przesłanek legalności przetwarzania danych osobowych, do której przedsiębiorcy najczęściej odwołują się w praktyce jest zgoda osoby, której dane dotyczą.
W związku z powyższym pierwszym oświadczeniem, którego odebranie należy rozważyć jest oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych. Pamiętać przy tym należy, że w praktyce takie oświadczenie w niektórych przypadkach, powinno składać się z kilku odrębnych, niezależnych oświadczeń. Każdy odrębny cel przetwarzania danych osobowych wymaga bowiem wyrażenia odrębnej zgody. Odrębne cele stanowią zaś np. marketing własny i marketing podmiotów trzecich. Jeśli zatem dany cel przetwarzania danych osobowyh nie jest objęty inną przesłanką legalizacyjną (np.gdy jest to konieczne do realizacji umowy) odebranie oświadczenia w przedmiocie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest konieczne.
Bardzo często praktyką w działalności sklepów internetowych jest zapewnianie usługi newslettera. Zgodne z prawem korzystanie z tego kanału komunikacji wymaha odebrania dwóch odrębnych oświadczeń tj. zgody na przesyłanie informacji handlowej drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz zgody na posłużenie się telekomunikacyjnym urządzeniem końcowym w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (szerzej ten problem omawialiśmy już na blogu). Jeśli dla potrzeb marketingu bezpośredniego, oprócz newslettera, przedsiębiorca ma zamiar wykorzystywać inne kanały komunikacji (np. telefon) oczywiście konieczne jest również odebranie w tym zakresie zgody, o której mowa w prawiem telekomuniacyjnym.
Wreszcie należy zwrócić uwagę na kwestię oświadczeń związanych z prawem odstąpienia od umowy. Jak wspominalśmy w jednym z artykułów za pośrednictwem serwisów i sklepów internetowych jest świadczona usługa drogą elektroniczną, w zakresie której umowa o taką usługę, zawierana jest na odległość. W związku z tym konsumentom od takiej umowy (np. umowy o konto Klienta) zasadniczo przysługuje prawo odstąpienia. Dla umowy o dostarczanie treści cyforwych został przewidziany jednak wyjątek, zgodnie z którym praw odstąpienia nie przysługuje od umowy o dostarczanie treści cyfrowych, które nie są zapisane na nośniku materialnym, jeżeli spełnianie świadczenia rozpoczęło się za wyraźną zgodą konsumenta przed upływem terminu do odstąpienia od umowy i po poinformowaniu go przez przedsiębiorcę o utracie prawa odstąpienia od umowy. Podobne wyłączenie przewidziane jest dla umów o świadczenie usług, gdyż w takim przypadku odstąpienie nie przysługuje jeżeli przedsiębiorca wykonał w pełni usługę za wyraźną zgodą konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez przedsiębiorcę utraci prawo odstąpienia od umowy. Z powyższych wyjątków wynika zasada, że skorzystanie z nich wymaga spełnienia określonego obowiązku informacyjnego i wyraźnej zgody konsumenta w tym przedmiocie. Część przedsiębiorców zawiera stosowne pouczenie w regulaminach z zastrzeżeniem skutku polegającego na utracie prawa odstąpienia z przystąpieniem do korystania z usługi. W naszej ocenie nie jest to prawidłowe, z względu na wymóg wyraźnej zgody i poinformowania uprzedniego, co trudno osiągnąć jeśli Klient nie ma możliwości jednoznacznego wyboru opcji oznaczającej wyrażenie zgody. Wobec powyższego uważamy, że także w tym przedmiocie zgoda powinna być wyrażana w sposób aktywny, przez wybór odpowiedniego oświadczenia.
Wszystkie powyższe oświadczenia powinny być niezależne od siebie. Odpowiednia zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Opcja wyrażenia bądź nie każdorazowej zgody (niezależnie od formy jej udzielania) nie powinna być przy tym domyślnie zaznaczona (kaluzula opt-in) Ponadto, gdy zgoda jest wyrażona w formie elektronicznej prawo telekomunikacyjne dla zgody wyrażanej na jego podstawie wymaga jej utrwalenia i potwierdzenia przez użytkownika (klauzula double opt-in). Dla celów dowodowych taka forma rekomednowana jest także dla zogdy na przesyłanie informacji handlowej drogą elektroniczną w trybie ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Oczywiście warto rozważyć pewne fakultatywne, dodatkowe oświadczenia jak oświadczenie o zapoznaniu sięz regulaminem lub o dokonaniu pouczenia wymaganego przez ustawę o ochronie danych osobowych.